Wedstrijdreglement

Artikel 1. Dit wedstrijdreglement is van toepassing op de overeenkomst voor deelname aan De Wase (Halve en Ultra) Marathon, hierna het event genoemd, van Running Team Sinaai vzw, hierna de organisatie genoemd.

INFORMATIEVERPLICHTINGEN
Art. 2: De deelnemer dient de gevraagde informatie juist en volledig te verstrekken aan de organisatie. Voor de verwerking van de persoonsgegevens verwijzen we naar de privacyverklaring. Hiermee ga je akkoord wanneer je jou inschrijft voor ons event. Wil je dat er bv. geen foto’s van jou gepubliceerd worden, geef dit dan door aan info@runningteamsinaai.be. Wanneer blijkt dat de verstrekte informatie niet correct of onvolledig is, heeft de organisatie het recht de deelname te annuleren of eventuele extra kosten aan te rekenen.
Art. 3: De organisatie zal in de week voorafgaand de geplande eventdatum verdere inlichtingen per mail aan de deelnemers verstrekken.

VERZEKERINGEN
Art. 4: De afgesloten polis waarborgt de burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen
van de deelnemers in geval van een ongeval tijdens deelname aan het event. De waarborg burgerlijke aansprakelijkheid (BA) komt tussen na uitputting of bij ontstentenis van de familiale verzekering die de deelnemer eventueel zou genieten. Diefstal, verlies en schade aan materialen van de deelnemers is niet verzekerd.

WEDSTRIJDSPECIFIEK
Art. 5: De deelnemer ontvangt van de organisator een startnummer waarop het hem toegekende deelnamenummer is vermeld. Het startnummer moet zodanig worden bevestigd en gedragen dat het startnummer en andere er op afgebeelde informatie goed zichtbaar is. Het mag niet worden afgesneden of gevouwen. Bij niet opvolgen kan tot diskwalificatie worden overgegaan.
Art. 6: De deelnemer dient zich lopend voort te bewegen over het door de organisator uitgezette parcours. De wegenverkeerswet en de daarop gebaseerde wetgeving, zoals het reglement verkeersregels en verkeerstekens, blijven ook tijdens het evenement op het gehele parcours van kracht.
Art. 7: Het meenemen van (huis)dieren en voorwerpen zoals kinderwagens, spandoeken, enzovoort is niet toegestaan.
Art. 8: Van de deelnemer wordt verwacht dat hij geen schade toebrengt aan eigendommen van anderen en geen afval achterlaat; tevens is wildplassen verboden.
Art. 9: De deelnemer dient een eigen beker/hydracup te voorzien of aan te kopen via de organisatie (kan via het inschrijvingsformulier, afhalen doe je voorafgaand de wedstrijd aan de hiervoor voorziene stand). Er zijn namelijk geen plastic bekers voorzien aan de bevoorradingstanden.
Art. 10: De minimum leeftijdsgrens voor deelname aan de wedstrijden is 18 jaar op de geplande datum van het event. Op deze minimumleeftijd kan geen uitzondering gemaakt worden.
Art. 11: Door zich in te schrijven bevestigt men automatisch dat men zichzelf in goede gezondheid acht om deel te nemen aan het event.

ANNULERING OF WIJZIGING DOOR DE DEELNEMER
Art. 12: De deelnemer kan tot uiterlijk 7 dagen voor het event zijn deelname annuleren. Annuleert een deelnemer meer dan 14 dagen vooraf, dan krijgt de deelnemer 75 % van het inschrijvingsbedrag terug in credits. Annuleert een deelnemer later (tot 7 dagen vooraf), dan krijgt de deelnemer 25 % van het inschrijvingsbedrag terug in credits. De deelnemer kan de credits nagaan in het account. De annulering kan enkel en alleen in het account verlopen. Annuleert de deelnemer minder dan 7 dagen voorafgaand de start van de wedstrijd, dan krijgt men geen credits. In dat laatste geval kan alleen bij het voorleggen van een medisch attest 25 % van het inschrijvingsbedrag teruggekregen worden onder de vorm van credits.

Deze credits kan men gebruiken om zich in te schrijven voor een volgend event.

Acti+ verzekering: Je betaalt als deelnemer tussen de 3 en 7% van de inschrijvingsprijs extra en je kunt bij eventuele annulering tot 48 uur voor het event een volledige terugbetaling in credits op jouw account verkrijgen.

Art. 13: Het wisselen van afstand is mogelijk tot 2 kalenderdagen voorafgaand het event, dit aanpassen kan enkel en alleen gebeuren via jouw account. Je doet dit dus helemaal zelf. Nadat je bent ingelogd, zoek je de desbetreffende order op en verander je de gegevens. Indien jouw nieuwe gegevens resulteren in een lagere kostprijs, wordt jouw account gecrediteerd en kan je dat bedrag gebruiken voor een volgende inschrijving. Indien jouw nieuwe gegevens leiden tot een hogere inschrijvingsprijs dien je dat bedrag nog bij te betalen om de verandering te vervolledigen.

ANNULERING DOOR DE ORGANISATIE
Art. 14: Wanneer de organisatie het event voor of tijdens het event annuleert wegens overmacht, dan wordt de deelnemer daar zo spoedig mogelijk op de hoogte van gebracht.
Onder overmacht wordt verstaan: weersomstandigheden, rampen of beslissingen die door de overheid worden opgelegd waardoor het event of onderdelen van het event niet kunnen doorgaan. Bij een dergelijke annulering wordt het deelnamegeld voor 85 % teruggestort in credits in het account. Er wordt dus een kleine administratiekost gerekend.

AFVAL
Art. 15: Afval dient in de daarvoor voorziene container / vuilbak / vuilzakken gesorteerd te worden. Het is verboden om promotiemateriaal zoals gadgets, flyers, folders, strooibiljetten op het event uit te delen (op en om het terrein). Artikel 8 vermeldt reeds dat er ook tijdens de wedstrijd geen afval mag achtergelaten worden. Een drinkbeker wordt door de deelnemer voorzien of wordt aangekocht bij de organisatie om zodoende drank te nuttigen aan de bevoorrading.

AANSPRAKELIJKHEID VAN DE ORGANISATIE
Art. 16: De organisatie kan slechts aansprakelijk gesteld worden voor alle schade die de deelnemer oploopt indien de overeenkomst niet of slecht werd uitgevoerd door de organisatie, tenzij:
• de deelnemer verantwoordelijk is voor de tekortkoming in de uitvoering van de overeenkomst.
• de tekortkomingen veroorzaakt zijn door een derde, die niet in de overeenkomst vermeld staat.
• de tekortkomingen te wijten zijn aan overmacht.
• de tekortkomingen te wijten zijn aan onvoorziene omstandigheden die door de organisatie niet op voorhand konden geweten zijn of voorkomen worden.
De organisatie is steeds verplicht de in nood verkerende deelnemer te helpen. Eventueel daaraan verbonden kosten kunnen bij de deelnemer verhaald worden, mocht de deelnemer zelf verantwoordelijk zijn voor de tekortkoming.

AANSPRAKELIJKHEID VAN DE DEELNEMER
Art. 17: De deelnemer wordt aansprakelijk gesteld voor de schade indien hij zijn verplichtingen, vermeld in dit reglement, niet nakomt of wanneer door zijn fout materiële of morele schade wordt berokkend aan personen, goederen of de organisatie. De fout wordt beoordeeld vanuit het normale gedrag van de deelnemer. Indien de deelnemer door zijn gedrag de veiligheid of integriteit van de organisatie, vrijwilligers, begeleiders of andere deelnemers in het gedrang brengt, dan heeft de organisatie het recht de deelnemer onmiddellijk voor verdere deelname uit te sluiten. Alle daaraan verbonden kosten zijn voor rekening van de deelnemer. Een deelnemer die om hierboven vermelde reden wordt uitgesloten voor verdere deelname van het event heeft geen recht op enige vorm van een terugbetaling of schadevergoeding. Onder niet-tolereerbaar gedrag wordt o.a. verstaan: alle vormen van agressiviteit, druggebruik, …

KLACHTENREGELING
Art. 18: Indien de deelnemer een klacht heeft, nog voor het event tot uitvoering is gekomen, dan dient hij zijn klacht per e-mail te versturen aan info@runningteamsinaai.be. Klachten tijdens het event moeten ter plaatse aan de organisatie overgemaakt worden en dit op een bewijskrachtige manier.
De organisatie is verplicht ter plaatse meteen de klacht te onderzoeken en er alles aan te doen naar ieders tevredenheid een oplossing te zoeken. Indien de klacht ter plaatse niet naar tevredenheid van de deelnemer werd opgelost of indien de deelnemer ter plaatse, om welke reden dan ook, niet in staat is zijn klacht bij de organisatie neer te leggen, dan dient maximum 2 weken na de eventdatum de klacht per aangetekend schrijven te worden ingediend. Bij een overschrijding van deze periode is de klacht niet meer ontvankelijk.